1. Criando um fluxo

1.1 O grupo de e-mails é o meio de comunicação principal da Associação.

1.2 Antes de enviar um novo e-mail analise o propósito do mesmo. Atualmente eles podem ser divididos nos subgrupos a seguir:

1.2.1 Informativo – Informação sobre uma notícia ou evento pertinente. Este tipo de post não precisa de respostas, mas caso exista uma relevância para debate, ela acontece na sequência de cada e-mail. Antes do título do e-mail colocamos: [INFORMATIVO] – Título.

Exemplo: “[INFORMATIVO] Matéria sobre a bicicleta saiu no jornal de hoje”

1.2.2 Proposta de Ação Independente* –  As sugestões de ação devem ser enviadas por e-mail apresentando a proposta. Sempre que não depender da ajuda de ninguém e caso ninguém se posicione contrária a mesma dentro de um prazo de 48 horas, a pessoa tem autonomia para fazê-la. Caso existam uma ou mais pessoas contrárias a proposta, a pauta deve ser discutida por e-mail e caso não se chegue a um consenso, as pessoas podem se encontrar em uma reunião extraordinária e convocar um mediador para tentar atingí-lo. É importante criar a ação no  Trello, na coluna Planejar, determinar um responsável e prazo para realizá-la. Quando a ação terminar, deve-se relatar os resultados como resposta ao email que originou a ação e no Trello para que todos tenham acesso fácil à informação. Antes do título do e-mail colocamos: [AÇÃO] – Título.

Exemplo: “[AÇÃO] Tradução de artigo sobre bicicleta de um site estrangeiro”

1.2.3 Proposta de Ação em Grupo* – As sugestões de ação são enviadas por e-mail apresentando a proposta e solicitando a ajuda necessária para viabilizá-la. O proponente deve encontrar a equipe para realizar a ação e após a equipe estar formada, o email original deve ser respondido informando os membros da equipe e iniciando o prazo de 48 horas para que qualquer pessoa contrária se manifeste. Novamente a pauta deve ser discutida por e-mail e caso não se chegue a um consenso as pessoas podem se encontrar em uma reunião extraordinária e convocar um mediador para tentar atingí-lo. É importante criar a ação no  Trello, na coluna Planejar, determinar um responsável e prazo para realizá-la. Quando a ação terminar, deve-se relatar os resultados como resposta ao email que originou a ação e no Trello para que todos tenham acesso fácil à informação. Antes do título do e-mail colocamos: [AÇÃO] – Título.

Exemplo: “[AÇÃO] Projeto de contagem de ciclistas”

1.2.4 Entrevista – Como normalmente são solicitações, a deliberação delas podem ser feitas no grupo do Telegram. O contato da Associação deve ser mediado pelo GT de Comunicação que, após consulta prévia, passa os dados do entrevistado para o jornalista solicitante. Antes do título do e-mail colocamos: [ENTREVISTA] – Título. No conteúdo do email deve constar: Empresa | Programa/Caderno | Contato produtor | Dia de veiculação.

Exemplo: “[ENTREVISTA] Programa de rádio quer entrevistar alguém sobre as ciclovias”

1.2.5 Administrativo – As questões administrativas devem ser apresentadas por e-mail e depois passar por avaliação do GT Adm/Financeiro, que retorna com as implicações legais sobre a ação para serem debatidas por todo grupo em busca do consenso. Caso não sejam apresentadas divergências dentro do prazo de 48h da apresentação da análise do GT, o mesmo tem autonomia para dar sequência a questão. Antes do título do e-mail colocamos: [ADM/FINANCEIRO] – Título.

Exemplo: “[ADMINISTRATIVO] Regularização de cadastro da Associação”

1.2.6 Grupos de Trabalho – Os GTs devem passar relatório de todas as ações concluídas para o grupo geral. Também é possível sugerir tarefas para outro GT específico, seguindo os princípios do item 1.2.2, sendo realizadas no caso de consenso pelo GT citado. Antes do título do e-mail colocamos: [GT] – Título.

Exemplo: “[GT ELEIÇÕES] Relatório das atividades”

*Ações que não dependem de captação ou aplicação de recursos.

2. Grupos de Trabalho

Além do grupo de e-mails principal, existem grupos onde cada pessoa pode se cadastrar para acompanhar ou trabalhar temas na qual se tenha mais interesse. Quem desejar pode se cadastrar em todos os grupos, porém quem preferir pode apenas acompanhar as discussões que forem do seu interesse, diminuindo o fluxo de emails na sua caixa. Uma das vantagens desse formato é incentivar os profissionais a participarem mais das discussões/ações que envolvam sua área de formação e incentivar parcerias e novas associações.

É sugerido que cada GT seja composto por no mínimo 3 voluntários, sendo um deles um membro do conselho consultivo (explicado no item 3). Os GTs não necessitam ser fixos e permanentes, podendo ser criados para realizar eventos/ações específicas. Exemplo: GT Eleições.

GTs atuais:

GT Adm/Financeiro/Jurídico
GT Comunicação
GT Gênero
GT Eleições

3. Conselho Consultivo – Visando reaproximar pessoas que já foram importantes para a Mobicidade e que não tem tido como colaborar por falta de tempo, a ideia é encontrar uma pessoa que tenha experiência na área de cada GT e compor um conselho para que possam oferecer apoio técnico para a realização das tarefas.

Na prática, os conselheiros são uma referência para esclarecer dúvidas e assim deliberar ações mais rapidamente, sem a necessidade de consultar a lista de e-mails geral e aguardar o prazo de 48h de discussão. O próprio conselheiro ajudará a identificar quando houver a necessidade dessa consulta. Atualmente o conselho é composto pelos sócios fundadores da Mobicidade, podendo haver mudanças futuramente em Assembleia.

4. Espaços de deliberação

• Lista de E-mail Geral: Espaço de discussão oficial, respeitando o item 1 do Fluxo;
• Lista de E-mail GTs: Tomada de decisões práticas;
• Grupo no Telegram: Comunicação urgente;
• Reuniões Ordinárias e Extraordinárias: Relatos das atividades dos GTs ou reuniões específicas sobre determinado assunto;
• Reuniões de Planejamento Semestral: Encontros com o objetivo de planejar quais ações fazem mais sentido que coloquemos energia ao decorrer do semestre;
• Assembleias Gerais: Celebração para avaliação dos períodos, decisão de modificações estruturais da associação ou eleições.